Workplace assessment
Alle norske virksomheter med ansatte må gjennomføre en risikovurdering. Arbeidsgiver har ansvaret for at arbeidsmiljøet i virksomheten er fullt forsvarlig. Bedriftshelsetjenesten (BHT) skal bistå arbeidsgiver i arbeidet med å skape sunne og trygge arbeidsforhold i virksomheten – f.eks. ved kartlegging og risikovurdering av ergonomiske forhold.
Det finnes ulike arbeidsmiljøfaktorer i ulike bransjer. Dersom Arbeidstilsynet varsler sitt besøk, vil de undersøke om virksomheten oppfyller regelverkets krav. Hensikten er å spre informasjon og veilede bedriftene for å lage optimale rutiner for HMS. I denne artikkelen tar vi utgangspunkt i retningslinjene som gjelder kontorarbeid.
Hva er en risikovurdering?
Arbeidsmiljø får økende oppmerksomhet fra politikere, ledelser og ansatte i Norge. Mange nordmenn tilbringer tross alt mye tid på jobben. Det har stor fysisk påvirkning på kroppen vår, ikke minst den mentale helsen. Av samme årsak kan et dårlig – eller godt – arbeidsmiljø ha enorm påvirkning på den ansattes velvære, og kan i verste fall gå ut over privatlivet.
En risikovurdering, inkludert en arbeidsplassvurdering, gir bedrifterverktøyet til å kunne arbeide effektivt med arbeidsmiljøet for å sikre kontinuerlig forbedring og løpende oppmerksomhet. En risikovurdering med handlingsplan er viktig i arbeidet med HMS i bedriften og gjennomføres i samarbeid med arbeidstakerne, verneombud og tillitsvalgte.
Kort sagt, så handler en risikovurdering om å vurdere arbeidsmiljøet og finne ut av hvilke fokusområder som kan være aktuelle å ta en nærmere titt på. I tillegg gir det muligheten for å lage et arbeidsplassvurderingsskjema, slik at man kan lage en fremtidsrettet plan for å bedre de ulike områdene.
Studier viser at fokus på arbeidsmiljøet gir de beste forutsetningene for å øke trivselen på jobben. Årsaken er at man utarbeider en planlagt tilnærming som gjør det lettere å identifisere utfordringene som på sikt kan føre til sykefravær. Høyt sykefravær medfører både høye menneskelige og finansielle omkostninger.
Arbeidsplassvurdering for sykemeldte
Målet med en arbeidsplassvurdering er å komme fram til gode løsninger for å forberede arbeidsmiljøet. Når en ansatt har fått plager eller står i fare for å bli sykemeldt, eller er blitt sykemeldt, kan det være lurt å utføre en arbeidsplassvurdering. Å finne en rask løsning kan bidra til at den ansatte raskere blir kvitt smertene.
Kilde: Arbeidstilsynet
4 faser i en arbeidsplassvurdering
Man kan gjennomføre en arbeidsplassvurdering på mange måter med ulike verktøy. Som bedrift må man som regel gjennom fire separate faser for å kunne kartlegge og få et fullt overblikk over sentrale HMS-forhold i bedriften.
Vi går i dybden på de fire fasene om et øyeblikk, men først lister vi dem opp her, slik at de er fullstendig etablert:
– Igangsetting
– Kartlegging
– Planlegging og prioritering av tiltak
– Oppfølgning av handlingsplan
Igangsetting
Det første steget på reisen er å identifisere arbeidsforholdene på tvers av organisasjonen. Dette gjøres blant annet gjennom møter mellom arbeidstakerne, verneombud og tillitsvalgte. I tillegg kan man også bruke et arbeidsplassvurderingsskjema. Det gir mulighet for å notere ned elementene som medarbeiderne ikke nødvendigvis har lyst til å dele muntlig eller i plenum.
Det er vesentlig at man i denne prosessen avklarer alle problemene relatert til arbeidsmiljøet i de forskjellige avdelingene. Fra lager til kontor og renhold. Ved å sørge for dette, har man en sjekkliste for arbeidsplassvurderingen som danner grunnlaget for videre arbeid.
Kartlegging
Når arbeidsmiljøproblemene er kartlagt, er neste skritt at disse beskrives og vurderes i detalj. Her tar man stilling til hvor alvorlige og frekvente de forskjellige utfordringene er, samt hvor stor innflytelse de har på jobben. Her utarbeides en handlingsplan for hvordan problemene skal løses, slik at forholdene forbedres og ikke bare går i glemmeboken.
Når det gjelder løsningene; husk å ta stilling til om det er forhold som faktisk kan forbedres. Noen vil oppleve at f.eks. spesifikke oppgaver ikke kan gjøres annerledes. Her kan man imidlertid i stedet sørge for opplæring i hvordan man gjør jobben på den sikreste og best mulige måten.
Planlegging og prioritering av tiltak
Det er viktig å få et dypere innblikk i om arbeidsmiljøet påvirker sykefraværet. Det vil si om arbeidsmiljøet har en direkte påvirkning på hvor høyt sykefraværet er på tvers av organisasjonen. Tidligere arbeidsplassvurderinger kan gi noen pekepinner på hva som kan ha en effekt på sykefraværet i bedriften, for eksempel:
– Manglende innflytelse
– Arbeidspress fra ledelsen
– Uheldige arbeidsstillinger
– Arbeidsulykker
– Vanligvis vil utfordringene som har en direkte innflytelse på sykefraværet bli høyt prioritert i den endelige handlingsplan.
Hva er en handlingsplan?
Noen utfordringer er enkle å løse og kan gjøres uten at man trenger å gjøre store inngrep. Det er bare å få det utført med en gang. Andre saker krever imidlertid litt lengre behandlingstid. Derfor må bedriften utarbeide en handlingsplan, hvor de ulike sakene prioriteres korrekt. Her kan du sortere etter hva som har størst påvirkning eller tingene som lett kan endres på. Det må imidlertid komme frem av planen hvem som har ansvaret samt hvordan det skal skje.
Oppfølgning av handlingsplan
Til slutt lager man en oppfølgingsplan som inkluderer retningslinjer for hvordan endringene skal gjennomføres. Planen må blant annet inkludere hvordan og når, og en vurdering om de forskjellige tiltakene har fungert.
Hvor ofte bør en arbeidsplassvurdering revideres? En arbeidsplassvurdering bør utføres minst hvert tredje år eller dersom det skjer vesentlige endringer i arbeidsmiljøet. Det kan imidlertid være lurt å gjøre oppfølginger oftere, slik at du får en bedre innsikt i innsatsen som gjøres.
Kilde: Arbeidstilsynet
Krav til arbeidsplassvurdering
For å leve opp til de forskjellige arbeidsplassvurderingsreglene er det en rekke ulike parametre som bedrifter må imøtekomme:
– Alle virksomheter med ansatte må utarbeide den.
– Den skal være skriftlig.
– Den skal inneholde de 4 fasene, men er ellers åpen for metoder og verktøy.
– Ansatte, tillitsrepresentanter eller arbeidsmiljøorganisasjonen skal inkluderes i hele prosessen.
– Det skal klart fremgå hvem som har ansvaret for handlingsplanen i praksis.
– Den skal være tilgengelig for ledere, ansatte og Arbeidstilsynet.
– Den skal revideres minimum hvert tredje år, eller når der skjer endringer som har betydning for arbeidsmiljøet.
Kilde: NFF
Hvorfor er arbeidsplassvurdering viktig?
Som tidligere nevnt, så bruker vi en stor del av tiden vår på jobben som har stor innvirkning på både kropp og sjel. Arbeidsplassvurderingen handler i all sin enkelhet om å identifisere områdene man kan forbedre og sikre bedre mental og fysisk helse for sine ansatte.
Det er derfor et helt elementært tiltak for virksomheter i det 21. århundre, hvor “work-life balance” er i høysetet. Spesielt etter en periode hvor mange har jobbet hjemmefra og adoptert egne måter å jobbe på, kan det ha konsekvenser for hvordan ansatte opplever arbeidsflyten på kontoret.
Etter at Arbeidstilsynet har gjennomført tilsyn blir det gjort en arbeidsplassvurdering avklaring, også kalt tilsynsrapport. Hvis det blir funnet brudd på regelverket, har Arbeidstilsynet ulike måter å reagere på overfor bedriften.
En arbeidsplassvurdering gjelder dessuten også hjemmearbeid, men dekker i begrenset grad innretningen når det kommer til dataarbeid. Det vil si at man har de optimale verktøyene i forhold til mus, tastatur, skjerm, bord og stol.
Kilde: Arbeidstilsynet
Ressurser:
Hvis du har vanskeligheter med å finne ut av hvor du skal begynne når det gjelder å utarbeide en APV, så finner du en arbeidsplassvurdering mal her. Dessuten er det mulig å gjøre en abeidsplassvurdering online som gir deg et bedre overblikk og gjør det enkelt å komme i gang.
Kilde: NHO
Er du klar for den hybride arbeidsplassen?
Det handler ikke lenger om enten eller når det kommer til kontorarbeid versus hjemmearbeid. Og for mange er det en rekke bekymringer knyttet til fremtidens hybridjobber....
Hvordan henger arbeidsmiljø, arbeidsområde og arbeidsstasjon sammen – og hvorfor er alt sammen viktig i arbeidet med å skape et bedre arbeidsmiljø
De fleste er klar over at det er en direkte sammenheng mellom arbeidsmiljøet og produktiviteten ved arbeidsplassen. Så hvordan forbedrer man arbeidsmiljøet? Og på hvilken måte...