Sakte, men sikkert kan de ansatte nå komme tilbake til arbeidsplassen. For at det skal lykkes, er det viktig at HR, arbeidsmiljørepresentanten og ledelsen bidrar, og ikke forvente at alle helt uten videre skal klare å komme tilbake like enkelt. I denne veiledningen for HR skal vi gi tips om hvordan de ansatte kan komme tilbake på en trygg måte.
For noen kan det være stressende å vende tilbake til kontoret, men med grundig planlegging, tydelig kommunikasjon og god dialog kan HR hjelpe de ansatte å navigere trygt gjennom overgangen fra hjemmekontor til fysisk oppmøte.
Les også: Forebygg smerter i håndleddet under kontorarbeid
Mange selskaper ønsker å få sine ansatte raskt tilbake. Men vær klar over at dette ikke kan skje over natten. Det vil trolig ta tid for mange å venne seg til å være tilbake – og dermed prestere på samme nivå som tidligere.
Veiledning for HR: Hva er rollen til HR?
HR er bindeleddet mellom ledelsen og de ansatte i oppgaven med å få alle trygt tilbake. Derfor ligger det en stor kommunikasjonsoppgave i å kommunisere tydelig – både til ledelsen og de ansatte – om hva som skal skje og hvilke forventninger som ligger i luften.
En proaktiv tilnærming for å få frem forventninger fra begge sider er viktig. Det er en illusjon å tro at ting kan bli de samme som før.
Det handler både om det fysiske arbeidsmiljøet, og like mye om det mentale. Lange perioder med hjemmearbeid kan ha vært en belastning for noen, mens andre har hatt det helt fint og sett hvilke muligheter det gir dem. Utfordringen er å kunne støtte alle i denne overgangen og måten dere velger å innrette dere på fremover.
Hjelp ansatte å komme tilbake til et godt arbeidsmiljø
Fysisk må det tas stilling til hvordan dere kan innordne dere selv på best mulig måte. Det skal ikke være opp til den enkelte ansatte å sørge for at det er nok avstand.
Hjelp de ansatte tilbake ved å ta de overordnede beslutningene på forhånd. Dersom kontoret skal innrettes annerledes enn før, er det viktig å sørge for at god ergonomi også blir tatt hensyn til på de nye plassene – uansett om de nye plassene er på hjemmekontoret, et kontorhotell eller ved et nytt vindu på kontoret.
For etter lang tid med hjemmekontor med varierende – og ofte ikke god – ergonomi, er god ergonomi nå trolig enda mer relevant.
Les også: Er du klar for den hybride arbeidsplassen?
Få gode vaner fra det øyeblikket du kommer tilbake til kontoret
For å komme godt tilbake på kontoret igjen er det viktig at du oppretter en plan sammen med sjefen din. Det gjør det lettere å ikke ende opp med gamle, dårlige vaner, samtidig som arbeidet vil matche de nye forventningene.
Mange av oss pleier å jobbe for mye når vi først kommer inn på kontoret igjen, i et forsøk på å komme gjennom alle bunkene som ligger og venter.I stedet for å gjøre den feilen, bør du snakke med sjefen din og eventuelt kollegaene dine om hvordan du kan prioritere slik at du unngår å drukne i arbeid.
Når du først har funnet en prioritering for bunkene, blir det lettere å sette et rammeverk for arbeidsdagen din slik at du unngår utbrenthet. På denne måten kan du også ta deg fri når du har ledig tid, og ikke ha dårlig samvittighet for det du ikke har fått gjort.
De gode vanene kan vi også finne i det vi har lært av å jobbe hjemmefra. Kanskje har det fungert bedre med nettmøter i visse situasjoner ettersom de som regel er kortere. Kanskje har det vist seg at noen møter rett og slett er overflødige. Og kanskje har du lært helt nye ting om hvordan du selv jobber best.
Alt dette skal du ta med deg videre for å skape nye, gode arbeidsvaner.
God ergonomi er også en god vane
Vi ble veldig raskt kastet inn på hjemmekontor. De fleste har sittet på dårlige hjemmearbeidsplasser på kjøkkenet, i stua eller på barneværelset, som ikke er ergonomisk utformet for arbeid.
Samtidig har det nok også vært vanskeligere å tenke over at ergonomi ikke kun handler om å ha riktig kontorstol i riktig høyde. Det handler også om hva du ellers gjør med kroppen din.
Dette er derfor en gyllen mulighet til å komme i gang med gode variasjons- og pausevaner når du kommer tilbake til kontoret. Der du husker å endre arbeidsstilling flere ganger i løpet av dagen, og tar pauser. Pausene kan du bruke til å komme i litt bevegelse og snakke med dine kolleger, som også har et behov for å huske de gode, ergonomiske vanene.
Les også: Ergonomi på kontoret: Slik setter du det på dagsorden
Samlet sett krever en god arbeidsstasjon med datamaskin fem ting:
- En ergonomisk stol
- Et heve- og senkebord
- En riktig innstilt og plassert skjerm
- Et tastatur som passer deg og som gjerne helder i negativ vinkel
- En ergonomisk mus
Les også: Unngå skader og spar penger: Effekten av en ergonomisk riktig arbeidsstasjon
Tydelig kommunikasjon skaper også et godt mentalt arbeidsmiljø
Kommunikasjonen om hvordan korona (eller restene av den) håndteres, må være tydelig, både når det gjelder utbrudd, men like mye i det daglige i forhold til hvilke retningslinjer som gjelder for spritvask og avstand.
For noen taler dette for seg selv, men for andre kan det gi en trygghet i å vite at arbeidsplassen har formulert reglene og være helt sikre på hva de går ut på. Og spesielt at det finnes klare (og fornuftige) regler om bruk av kjøkkenet, kantinen og andre steder hvor alle kommer.
Samtidig vil det også være bra å informere om hvordan rengjøringsprosedyrene vil være fremover. Kanskje har pandemien ført til at ekstra rengjøring nå blir gjennomført på dagtid på utsatte steder, eller kanskje de ansatte blir bedt om å rengjøre utvalgte steder etter at de har vært der.
Dersom dette skjer, må man sørge for at de har midler tilgjengelige for rengjøring og spritvask. Det skal ikke være den enkeltes ansvar. Dersom noen etterspør andre rengjøringsmidler, må man sørger for at de får det.
Lag en veiledning for HR – og for ansatte
I det store puslespillet med å få alle tilbake, må det lages flere veiledninger. Både til dere selv – og de ansatte.
For det er ikke mulig at alle kommer tilbake igjen samtidig. Planlegg derfor i god tid hvordan alle skal komme tilbake. Gjerne med en detaljert trinnvis plan med definerte delmål.
Det er nyttig for ansatte å vite på forhånd når de skal møtes på kontoret slik at de kan forberede seg mentalt. Sørg for at kommunikasjonen er klar, og kommuniser i god tid dersom det gjøres noen endringer.
Spesielt dersom ikke alle er tilbake på kontoret. Alle må få de samme beskjedene slik at det ikke oppstår misforståelser. Derfor må det også forklarer hvorfor ting blir gjort på den og den måten.
Hjelp ansatte med å komme tilbake ved å lytte til dem
En stor hjelp for de ansatte er også at noen lytter til dem og erkjenner at alle har ulike behov. Gi rom for at noen trenger større fleksibilitet enn andre i overgangen med å komme tilbake til kontoret.
Et godt mentalt arbeidsmiljø krever romslighet og rom til mangfold. Derfor må man kunne ta individuelle hensyn i betraktning og ikke skynde seg gjennom denne overgangen.
Det må skapes en felles forståelse for hva som er et godt arbeidsliv, og hvordan dere kan skape det rammeverket sammen. Derfor må man både lytte til de ansatte dersom de kommer til dere, men også legge til rette for at de kan snakke fritt. For eksempel gjennom å snakke sammen i team eller avdelinger.
